Os modelos ajudam na criação rápida de documentos. Eles incluem campos específicos, como nome, CPF, CNPJ e outros, que podem ser preenchidos antes do envio para assinatura. Esses modelos funcionam bem para contratos, recibos e documentos que precisam de preenchimento ágil e personalizado antes do envio.
Confira abaixo as instruções para criar e usar um modelo. Selecione o menu correspondente para acessar as informações desejadas.
Criando um modelo
Criando um modelo
Acesse a criação de modelos: Na criação de documentos, clique em Novo Modelo na aba de criação de documentos.
Personalize o modelo: Utilize a barra de formatação para ajustar o texto (negrito, itálico, alinhamento, etc.).
Adicionando campos: Selecione as palavras que devem se tornar variáveis após redigir o documento. Em seguida, clique em adicionar campos. As palavras selecionadas ficarão destacadas, e a opção correspondente aparecerá no formulário lateral:
Visualização do formulário: No exemplo da imagem a seguir, um recibo foi configurado com campos dinâmicos, como:
Nome
CPF
Endereço
Salve o modelo: Após configurar o documento e os campos, clique em Salvar:
Usando um modelo
Usando um modelo
Selecione o modelo: Na criação de documentos, escolha o modelo criado.
Preencha o formulário: Os campos configurados no modelo (ex.: nome, CPF, endereço, etc.) devem ser preenchidos antes da geração do documento.
Ao preencher os campos, clique em avançar. O documento será gerado e ficará pronto para o envio para assinatura.
Os formulários precisam ser preenchidos pelo criador do documento. O signatário não poderá preenchê-los.
Modelos de configurações predefinidas
Os modelos de configurações predefinidas permitem criar documentos de forma rápida e padronizada, mantendo os signatários e as configurações previamente definidos, sem a necessidade de ajustá-los manualmente a cada novo documento.
Como criar um modelo de configurações predefinidas
Como criar um modelo de configurações predefinidas
Clique em Novo documento .
Defina os signatários desejados e anexe o documento que deseja enviar. Em seguida, clique em “Avançar”.
Atenção: o arquivo é necessário apenas para concluir essa etapa e salvar as configurações. Ele não será armazenado junto ao modelo.
3. Caso desejar, posicione as assinaturas no documento. Essa etapa é opcional, pois essa configuração não será salva. Em seguida, clique em “Avançar”.
4. Na página de Configurações adicionais, defina as opções desejadas. Essas configurações serão salvas no modelo e aplicadas sempre que ele for utilizado. Em seguida, clique em “Salvar como modelo”.
5. Após, será aberto um modal para definir o nome do modelo. Nele, também está disponível a opção “Impedir alterações”. Ao ativá-la, o usuário que utilizar o modelo não poderá modificar as configurações previamente salvas. Ao final clique em “Salvar”.
Como editar o modelo de configurações predefinidas
Como editar o modelo de configurações predefinidas
Clique em Novo documento.
Acesse “Modelos de documento” e selecione o modelo de configuração desejado.
Os modelos de configuração predefinida são identificados pelo ícone roxo de engrenagem (⚙️)
3. Ao abrir o modelo, selecione ou arraste o documento que deseja utilizar e siga o fluxo normalmente, passando pelas etapas de criação do documento. Ao final clique em “Avançar”.
4. Posicione as assinaturas conforme necessário e clique em “Avançar”.
5. Na página de Configurações adicionais, ajuste as opções desejadas e, em seguida, clique em “Atualizar modelo” para salvar as alterações no modelo existente.
Como renomear um modelo de configurações predefinidas
Como renomear um modelo de configurações predefinidas
Clique em Novo documento.
Acesse “Modelos de documento” e selecione o modelo de configuração desejado.
3. Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Renomear”.
4. Ajuste o nome do modelo e, em seguida, clique em “Salvar”.
Como compartilhar um modelo de configurações predefinidas
Como compartilhar um modelo de configurações predefinidas
Você pode compartilhar um modelo de configurações predefinidas para permitir que outros usuários tenham acesso e possam utilizá-lo. O compartilhamento pode ser realizado de duas formas:
Pessoas
Grupos
Compartilhar com pessoas
Clique em Novo documento.
Acesse “Modelos de documento” e selecione o modelo de configuração desejado.
3. Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Compartilhar”.
4. Selecione no menu “Pessoas”.
5. Clique em + Adicionar.
6. Informe os e-mails dos usuários com quem deseja compartilhar o modelo, selecione o nível de acesso (visualizar ou editar) e clique em "Compartilhar".
Compartilhar com grupos
Clique em Novo documento.
Acesse “Modelos de documento” e selecione o modelo de configuração desejado.
3. Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Compartilhar”.
4. Selecione no menu “Grupos”.
5. Clique em + Adicionar.
6. Selecione o grupo desejado, escolha o nível de acesso (visualizar ou editar) e, em seguida, clique em "Compartilhar".
Níveis de acesso ao modelo de configuração predefinida
Níveis de acesso ao modelo de configuração predefinida
Ao compartilhar um modelo de configuração predefinida você poderá definir um nível de acesso para cada usuário ou grupo.
a) Visualizar: Usuários com essa permissão podem acessar e utilizar o modelo no painel, mas não podem compartilhá-lo, alterar seu nome, excluí-lo ou ativar e desativar a opção “Impedir alterações”.
b) Editar: Usuários com permissão de edição podem utilizar e gerenciar o modelo, incluindo ações como renomear, compartilhar com outros usuários ou grupos, excluir, realizar alterações e ativar ou desativar a opção “Impedir alterações”.
Modelos dinâmicos
Os modelos dinâmicos são um recurso que permite a utilização de arquivos com campos que podem ser preenchidos pelos signatários durante o processo de assinatura.
Como criar um modelo dinâmico
Como criar um modelo dinâmico
Clique em Novo documento.
Acesse a aba de “Modelos de documento.
3. Clique em "Novo modelo".
4. Ao abrir o novo modelo, insira o conteúdo desejado e utilize a barra de ferramentas para personalizá-lo. Você pode formatar e alinhar o texto, definir títulos, subtítulos e citações, criar listas ordenadas ou não ordenadas e títulos numerados, além de inserir imagens e tabelas para organizar o conteúdo do documento.
5. Defina os campos que deverão ser preenchidos ao longo do processo de assinaturas. Você pode utilizar os campos sugeridos pelo Autentique, disponíveis por padrão em novos modelos, ou selecionar {Criar campo} para adicionar e configurar novos campos de acordo com as informações que deseja solicitar.
6. Na seção Opções do campo, clique em cada campo inserido no documento para configurar suas informações. Defina quem será responsável pelo preenchimento, o criador do documento ou um dos signatários, o nome e o tipo do campo e, se necessário, adicione uma validação personalizada, exiba um texto de ajuda ou marque o preenchimento como obrigatório. Nessa seção, você também pode excluir o campo, caso não queira mais utilizá-lo no documento.
7. Após definir os campos que deverão ser preenchidos por cada participante, você pode adicionar novos signatários, determinar o papel de cada um no documento e, se necessário, configurar validações biométricas para serem realizadas durante o processo de assinatura.
8. Ao clicar em Opções (⚙️), defina as configurações gerais do modelo. Atribua um nome, selecione o idioma entre as opções disponíveis (português, inglês ou espanhol) e escolha a aparência, definindo o tema como Moderno, Misto ou Clássico. Após concluir todas as configurações, clique em “Salvar”, no canto superior esquerdo da tela, acima da seção Campos, para finalizar a criação do modelo.
Como editar um modelo dinâmico
Como editar um modelo dinâmico
Clique em Novo documento.
Acesse a aba de “Modelos de documento e selecione o modelo dinâmico desejado.
Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Editar”.
4. Faça as alterações desejadas no modelo. Você pode editar e formatar o conteúdo, adicionar, modificar ou excluir campos, incluir ou remover signatários, ajustar seus papéis e validações, além de alterar o nome, o idioma e a aparência do modelo. Após concluir as alterações, clique em “Salvar”.
Como duplicar um modelo dinâmico
Como duplicar um modelo dinâmico
A opção “Duplicar” permite criar uma cópia de um modelo dinâmico já existente, mantendo seu conteúdo e suas configurações, sem precisar criá-lo novamente.
Clique em Novo documento.
Acesse a aba de “Modelos de documento e selecione o modelo dinâmico desejado.
Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Duplicar.
4. Informe o nome do modelo duplicado e clique em “Duplicar” para confirmar. A cópia ficará disponível na listagem de modelos e poderá ser editada conforme necessário, permitindo personalizar o conteúdo, os campos, os signatários e as demais configurações, sem alterar o modelo original.
Como compartilhar um modelo dinâmico
Como compartilhar um modelo dinâmico
Você pode compartilhar um modelo dinâmico para que outros usuários tenham acesso e possam utilizá-lo conforme as permissões definidas. O compartilhamento pode ser feito de duas formas:
Pessoas
Grupos
Compartilhar com pessoas
Clique em Novo documento.
Acesse a aba de “Modelos de documento e selecione o modelo dinâmico desejado.
Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Compartilhar”.
4. Selecione no menu “Pessoas”.
5. Clique em + Adicionar.
6. Informe os e-mails dos usuários com quem deseja compartilhar o modelo, selecione o nível de acesso (visualizar ou editar) e clique em "Compartilhar".
Compartilhar com grupos
Clique em Novo documento.
Acesse “Modelos de documento” e selecione o modelo de configuração desejado.
Clique no ícone dos três pontos (⋮) no canto superior direito no modelo e selecione “Compartilhar”.
4. Selecione no menu “Grupos”.
5. Clique em + Adicionar.
6. Selecione o grupo desejado, escolha o nível de acesso (visualizar ou editar) e, em seguida, clique em "Compartilhar".
Níveis de acesso dos modelos dinâmicos
Níveis de acesso dos modelos dinâmicos
Ao compartilhar um modelo dinâmico você poderá definir um nível de acesso para cada usuário ou grupo.
a) Visualizar: Usuários com essa permissão podem acessar, utilizar e duplicar o modelo, mas não podem editar suas configurações ou excluí-lo.
b) Editar: Usuários com essa permissão podem utilizar e gerenciar o modelo dinâmico, incluindo ações como editar o conteúdo, adicionar ou excluir campos, configurar signatários, alterar o nome, o idioma e a aparência, além de duplicar, compartilhar com outros usuários ou grupos e excluir o modelo.
Observação: Caso um modelo dinâmico tenha sido compartilhado com você, será possível acessá-lo e utilizá-lo normalmente. No entanto, para editar o modelo ou gerenciar seu compartilhamento, é necessário que a permissão “Pode gerenciar modelos de documentos do grupo” esteja habilitada, além da permissão de edição concedida no compartilhamento.
Como usar um modelo legado
Como usar um modelo legado
Os modelos legados (antigos) são modelos de documentos criados por meio do editor já existente no Autentique. Mesmo com a implementação dos modelos dinâmicos, essa funcionalidade continua disponível, permitindo criar, editar e utilizar modelos legados de acordo com as permissões estabelecidas na organização.
Clique em Novo documento.
Acesse a aba “Modelos de documento”, clique na seta ao lado do botão “Novo modelo” e selecione a opção “Usar editor legado”.
