A aba Pastas do Autentique é uma ferramenta prática que permite organizar documentos de forma eficiente, facilitando a categorização e o gerenciamento de contratos e arquivos de acordo com as suas necessidades.
Para acessar o menu de pastas, clique no ícone localizado no canto superior esquerdo da tela, conforme indicado abaixo:
Para criar uma pasta, clique no botão azul “Nova pasta”, informe o nome desejado e, em seguida, selecione Criar pasta.
A aba de Pastas é dividida em três categorias: Minhas pastas, Pastas do grupo e Pastas da organização.
Cada uma oferece funcionalidades específicas para organizar e gerenciar documentos, levando em consideração o tipo de uso e nível de permissões dos membros da organização.
Minhas pastas
Minhas pastas
Essa seção é destinada à organização de documentos de uso pessoal do usuário. Por padrão, o acesso é restrito, permitindo que apenas o próprio usuário visualize e gerencie o conteúdo. No entanto, membros que possuírem permissões específicas para visualizar pastas pessoais também poderão acessar esses documentos.
Essa área permite a criação de pastas personalizadas para organizar arquivos por temas, clientes, datas ou projetos. Na prática, é possível, por exemplo, criar uma pasta para cada projeto em andamento, facilitando o controle e a localização dos documentos de forma simples e eficiente.
Pastas do grupo
Pastas do grupo
As Pastas do grupo são voltadas à colaboração em equipe, sendo ideais para o compartilhamento de documentos entre membros de um mesmo grupo. Nessas pastas, o acesso é compartilhado, permitindo que todos os integrantes visualizem e gerenciem os documentos, conforme as permissões configuradas.
Esse modelo facilita o trabalho coletivo, garantindo que informações importantes estejam disponíveis de forma centralizada e acessível. Na prática, por exemplo, uma equipe de vendas pode criar uma pasta para concentrar os contratos de um cliente específico, permitindo que todos os membros do grupo adicionem, consultem e gerenciem os documentos relacionados.
Pastas da organização
Pastas da organização
As Pastas da organização oferecem uma visão ampla de como dispor documentos e por quem eles poderão ser acessados, conforme as permissões definidas. Elas permitem uma gestão centralizada de arquivos que precisam estar disponíveis para consulta ou utilização em diferentes áreas da organização.
Esse tipo de pasta contribui para a padronização dos processos internos, facilitando a organização de documentos institucionais por setor, como RH, financeiro, jurídico ou marketing. Na prática, documentos padrão da empresa podem ser armazenados nessas pastas, garantindo que colaboradores autorizados tenham acesso rápido e consistente aos modelos oficiais.
Como gerenciar pastas no Autentique
Como gerenciar pastas no Autentique
Após criada a pasta, caso precise arquivar, renomear ou excluí-la, aperte nos três pontinhos conforme demonstrado:
Arquivar: Move a pasta para outra, mantendo os documentos armazenados, mas fora da visualização principal, podendo ser enviada tanto para outra pasta pessoal, do grupo ou da própria organização.
Renomear: Permite alterar o nome de uma pasta já existente.
Excluir: Remove permanentemente a pasta e todos os documentos contidos nela.
Dicas de como aproveitar cada funcionalidade
Dicas de como aproveitar cada funcionalidade
Para uso individual, organize documentos pessoais em Minhas Pastas.
Para trabalho em equipe, compartilhe e gerencie documentos em Pastas do Grupo.
Para informações corporativas, centralize tudo em Pastas da Organização.