Uma organização é um espaço para gerenciar grupos, membros e documentos de maneira centralizada. Ela representa sua empresa dentro do Autentique, permitindo que todas as atividades fiquem organizadas em um único lugar.
Você pode convidar usuários ilimitados para participar da sua organização. Cada membro terá acesso exclusivo, com seu próprio e-mail e senha. Além disso, cada um pode configurar suas informações pessoais individualmente, facilitando a identificação de quem realiza as atividades no Autentique.
Na organização é possível gerenciar permissões em diferentes níveis — organização, grupos e membros —, assegurando que cada um tenha o acesso adequado às suas funções e responsabilidades.
Cada plano contratado está diretamente associado a uma única organização.
Organizações: como funcionam
Na prática, a organização serve para gerir grupos, membros, documentos e permissões:
Grupos: É possível criar grupos dentro da organização. Esses grupos representam os setores da sua empresa, como financeiro, comercial ou recursos humanos. Assim, você pode organizar os documentos e membros de forma alinhada à estrutura da empresa.
Membros: Os membros representam os colaboradores da empresa. Ao incluí-los em grupos, você assegura que eles tenham acesso apenas ao que é relevante para o setor em que atuam.
Documentos: Todos os documentos criados pelos membros da organização ficam vinculados ao espaço corporativo.
Permissões: O Autentique possui um sistema de permissões que pode ser conferido em cada nível da hierarquia (organização, grupos, membros). Elas autorizam ou desautorizam cada grupo ou membro a realizar ações específicas, como criar, assinar, gerenciar documentos, visualizar notas fiscais, entre outras.
Permissões de organização
Permissões de organização
As permissões de organização autorizam ações gerais, como visualizar ou gerenciar documentos e pastas de todos os grupos e membros.
Pode visualizar todos os documentos da organização: Concede acesso para visualizar qualquer documento criado dentro da organização, independentemente do grupo.
Pode visualizar todas as pastas da organização: Permite acesso a todas as pastas criadas dentro da organização.
Pode visualizar documentos por membro da organização: Concede acesso para filtrar documentos por membros específicos da organização.
Pode visualizar pastas por membro da organização: Habilita a visualização de pastas organizadas por membros específicos.
Pode visualizar documentos por grupo da organização: Permite visualizar documentos agrupados por grupos da organização.
Pode visualizar pastas por grupo da organização: Habilita a visualização de pastas organizadas por grupos.
Pode gerenciar todos os documentos da organização: Autoriza alterações em qualquer documento da organização, incluindo edição, exclusão ou arquivamento.
Pode gerenciar as pastas de todos os membros da organização: Concede permissão para organizar, mover ou editar as pastas de qualquer membro.
Grupos
Os grupos representam os setores da sua empresa, como financeiro, vendas ou recursos humanos, ajudando a organizar os membros de forma alinhada à estrutura corporativa. O administrador da organização tem total controle sobre os grupos, podendo criá-los, excluí-los, renomeá-los e adaptá-los conforme necessário.
O Autentique oferece 5 grupos gratuitos por organização. Grupos adicionais podem ser contratados por R$ 19,90 mensais por grupo.
Há uma categoria especial chamada Sem grupo, que pode acomodar membros mas sem a possibilidade de aplicar permissões de grupo. Nesse caso, as permissões precisam ser configuradas individualmente para cada membro.
A categoria Sem grupo não é considerada para o limite de grupos da organização.
Permissões dos grupos
Permissões dos grupos
As permissões de grupos definem o que os membros podem acessar ou gerenciar dentro de seu setor, como visualizar documentos e pastas de outros membros, editar ou organizar conteúdos e administrar modelos de documentos compartilhados.
Pode visualizar documentos de outros membros do grupo: Permite acesso para visualizar documentos criados por outros membros do mesmo grupo.
Pode visualizar as pastas dos membros do grupo: Concede acesso às pastas criadas por outros membros do grupo.
Pode gerenciar os documentos dos membros do grupo: Autoriza o gerenciamento completo dos documentos pertencentes aos membros do grupo (exclusão, edição, etc.).
Pode gerenciar as pastas dos membros do grupo: Permite alterar e organizar pastas dos membros do grupo.
Pode gerenciar modelos de documentos do grupo: Habilita o gerenciamento de templates ou modelos de documentos compartilhados dentro do grupo.
Permissões de administração
Permissões de administração
As permissões de administração controlam os aspectos estratégicos e operacionais da organização. Elas são ativadas automaticamente para o grupo administrador, configurado no momento da criação da organização, mas também podem ser atribuídas individualmente a membros específicos.
Essas permissões incluem ações como gerenciar membros e suas permissões, alterar o plano e pagamento, configurar webhooks de API, personalizar a aparência da organização e acessar notas fiscais.
Acesso às notas fiscais: Permite ao membro visualizar e gerenciar as notas fiscais da organização na tela de Planos e pagamento.
Pode alterar o plano e pagamento: Habilita mudanças no plano contratado e no gerenciamento de pagamentos.
Pode gerenciar os membros e permissões da organização: Concede controle sobre a adição ou remoção de membros e a definição de suas permissões.
Pode alterar as configurações dos grupos da organização: Permite modificar configurações relacionadas aos grupos, como permissões e estrutura.
Pode alterar o webhook de API da organização: Autoriza a configuração ou modificação de webhooks utilizados pela organização.
Pode alterar as configurações de aparência da organização: Habilita mudanças na personalização visual, como cores e logotipos aplicados à organização.
Os membros do grupo "Administrador" têm acesso a todas as permissões disponíveis, exceto a de arquivar documentos nas pastas de outros grupos.
Sobrescrever permissões individuais
Sobrescrever permissões individuais
A função Sobrescrever permissões dos membros garante que as permissões definidas no nível de grupo prevaleçam sobre as permissões individuais configuradas para cada membro.
Para ativar essa funcionalidade, acesse a página de grupos, clique no menu expansível correspondente ao grupo desejado > editar permissões e ative a opção de sobrescrever. Assim, as permissões do grupo terão prioridade e serão aplicadas uniformemente a todos os seus membros.
As permissões do grupo administrador não podem ser alteradas, pois ele já possui todas as permissões disponíveis.
Como configurar permissões de grupos
Como configurar permissões de grupos
Clique em Configurações no menu principal;
Selecione "Grupos" e veja a lista completa;
Clique nos três pontinhos à direita do grupo que deseja editar;
Escolha a opção “Editar Permissões”
Visualize e ajuste as permissões que cada membro do grupo pode ter
Salve as alterações.
Membros
Os membros são a menor unidade granular e representam cada colaborador da empresa. Após serem convidados para participar da organização, eles passam a compartilhar todos os benefícios do plano corporativo, como documentos ilimitados e outros recursos disponíveis.
Cada membro pode configurar seus dados pessoais, podendo ser identificado em ações realizadas, como criação e assinatura de documentos.
Permissões de membros
Permissões de membros
As permissões de membros no Autentique permitem que você controle individualmente o que cada membro pode fazer.
• Pode criar documentos: Permite que o membro crie novos documentos.
• Pode arquivar documentos: Autoriza o membro a arquivar documentos, organizando-os para uma gestão mais fácil.
• Pode excluir documentos: Concede ao membro a capacidade de excluir documentos que criou ou que lhe foram atribuídos.
• Pode assinar documentos: Permite que o membro assine documentos.
Como configurar permissões de membros
Como configurar permissões de membros
Clique em Configurações no menu principal;
Selecione "Membros" e visualize a lista de todos os membros da sua organização;
Clique nos três pontinhos à direita do nome do membro que deseja editar;
Escolha a opção “Editar Permissões”:
Visualize e ajuste as permissões que cada membro pode ter
Salve as alterações.