Uma organização é um espaço para gerenciar grupos, membros e documentos de maneira centralizada. Ela representa sua empresa dentro do Autentique, permitindo que todas as atividades fiquem organizadas em um único lugar.
Você pode convidar usuários ilimitados para participar da sua organização. Cada membro terá acesso exclusivo, com seu próprio e-mail e senha. Além disso, cada um pode configurar suas informações pessoais individualmente, facilitando a identificação de quem realiza as atividades no Autentique.
Na organização é possível gerenciar permissões em diferentes níveis, sendo, organização, grupos e membros, assegurando que cada um tenha o acesso adequado às suas funções e responsabilidades.
Cada plano contratado está vinculado a uma única organização.
Organizações: como funcionam
Na prática, a organização serve para gerir grupos, membros, documentos e permissões:
Grupos: É possível criar grupos dentro da organização. Esses grupos representam os setores da sua empresa, como financeiro, comercial ou recursos humanos. Assim, você pode organizar os documentos e membros de forma alinhada à estrutura da empresa.
Membros: Os membros representam os colaboradores da empresa. Ao incluí-los em grupos, você assegura que eles tenham acesso apenas ao que é relevante para o setor em que atuam.
Documentos: Todos os documentos criados pelos membros da organização ficam vinculados ao espaço corporativo.
Permissões: O Autentique possui um sistema de permissões que pode ser conferido em cada nível da hierarquia (organização, grupos, membros). Elas autorizam ou desautorizam cada grupo ou membro a realizar ações específicas, como criar, assinar, gerenciar documentos, visualizar notas fiscais, entre outras.
Permissões de organização
Permissões de organização
O Autentique possui um sistema de permissões configurável em diferentes níveis da hierarquia da organização (organização, grupos e membros). Essas permissões determinam quais ações cada grupo ou membro pode realizar na ferramenta, como criar, assinar e gerenciar documentos, visualizar notas fiscais, entre outras funcionalidades.
Pode visualizar todos os documentos da organização: Concede acesso para visualizar qualquer documento criado dentro da organização, independentemente do grupo.
Pode visualizar documentos por membro da organização: Concede acesso para filtrar documentos por membros específicos da organização.
Pode visualizar pastas por membro da organização: Habilita a visualização de pastas organizadas por membros específicos.
Pode visualizar documentos por grupo da organização: Permite acessar os documentos vinculados a cada grupo da organização.
Pode gerenciar todos os documentos da organização: Autoriza alterações em qualquer documento da organização, incluindo edição, exclusão ou arquivamento.
Grupos
Os grupos representam os setores da sua empresa, como financeiro, vendas ou recursos humanos, ajudando a organizar os membros de forma alinhada à estrutura corporativa. O administrador da organização tem total controle sobre os grupos, podendo criá-los, excluí-los, renomeá-los e adaptá-los conforme necessário.
O Autentique oferece 5 grupos gratuitos por organização. Grupos adicionais podem ser contratados por R$ 19,90 mensais por grupo.
A organização possui uma categoria especial denominada "Sem grupo", destinada aos membros que não pertencem a nenhum grupo. Nessa categoria, não é possível aplicar permissões em nível de grupo, sendo necessário configurar as permissões individualmente para cada membro.
A categoria Sem grupo não é considerada para o limite de grupos da organização.
Permissões dos grupos
Permissões dos grupos
As permissões de grupos definem o que os membros podem acessar ou gerenciar dentro de seu setor, como visualizar documentos e pastas de outros membros, editar ou organizar conteúdos e administrar modelos de documentos compartilhados.
Pode visualizar documentos de outros usuários do grupo: Permite acesso para visualizar documentos criados por outros membros do mesmo grupo.
Pode gerenciar os documentos dos membros do grupo: Autoriza o gerenciamento completo dos documentos pertencentes aos membros do grupo (exclusão, edição, etc.).
Pode gerenciar modelos de documentos do grupo: Habilita o gerenciamento de templates ou modelos de documentos compartilhados dentro do grupo.
Permissões de administração
Permissões de administração
As permissões de administração controlam os aspectos estratégicos e operacionais da organização. Elas são ativadas automaticamente para o grupo administrador, configurado no momento da criação da organização, mas também podem ser atribuídas individualmente a membros específicos.
Essas permissões incluem ações como gerenciar membros e suas permissões, alterar o plano e pagamento, configurar webhooks de API, personalizar a aparência da organização e acessar notas fiscais.
Acesso às notas fiscais: Permite ao membro visualizar e gerenciar as notas fiscais da organização na tela de Planos e pagamento.
Pode alterar o plano e pagamento: Habilita mudanças no plano contratado e no gerenciamento de pagamentos.
Pode gerenciar os membros e permissões da organização: Concede controle sobre a adição ou remoção de membros e a definição de suas permissões.
Pode alterar as configurações dos grupos da organização: Permite modificar configurações relacionadas aos grupos, como permissões e estrutura.
Pode alterar o webhook de API da organização: Autoriza a configuração ou modificação de webhooks utilizados pela organização.
Pode alterar as configurações de aparência da organização: Habilita mudanças na personalização visual, como cores e logotipos aplicados à organização.
Sobrescrever permissões individuais
Sobrescrever permissões individuais
A função Sobrescrever permissões dos membros garante que as permissões definidas no nível de grupo prevaleçam sobre as permissões individuais configuradas para cada membro.
Para ativar essa funcionalidade, acesse a página de grupos, clique no menu expansível correspondente ao grupo desejado > editar permissões e ative a opção de sobrescrever. Assim, as permissões do grupo terão prioridade e serão aplicadas uniformemente a todos os seus membros.
As permissões do grupo administrador não podem ser alteradas, pois ele já possui todas as permissões disponíveis.
Como configurar permissões de grupos
Como configurar permissões de grupos
Clique em Configurações no menu principal;
Selecione "Grupos" e veja a lista completa;
Clique nos três pontinhos à direita do grupo que deseja editar;
Escolha a opção “Editar Permissões”
Visualize e ajuste as permissões que cada membro do grupo pode ter e salve as alterações.
Membros
Os membros são a menor unidade granular e representam cada colaborador da empresa. Após serem convidados para participar da organização, eles passam a compartilhar todos os benefícios do plano profissional, como documentos ilimitados e outros recursos disponíveis.
Cada membro pode configurar seus dados pessoais, podendo ser identificado em ações realizadas, como criação e assinatura de documentos.
Permissões de membros
Permissões de membros
As permissões de membros no Autentique permitem que você controle individualmente o que cada membro pode fazer.
Pode criar documentos: Permite que o membro crie novos documentos.
Pode arquivar documentos: Autoriza o membro a arquivar documentos, organizando-os para uma gestão mais fácil.
Pode excluir documentos: Concede ao membro a capacidade de excluir documentos que criou ou que lhe foram atribuídos.
Pode assinar documentos: Permite que o membro assine documentos.
Pode aprovar validação biométrica manual: autoriza o membro a aprovar ou rejeitar validações biométricas quando a aprovação manual estiver configurada para o documento.
Como configurar permissões de membros
Como configurar permissões de membros
Clique em Configurações no menu principal;
Selecione "Membros" e visualize a lista de todos os membros da sua organização;
Clique nos três pontinhos à direita do nome do membro que deseja editar;
Escolha a opção “Editar Permissões”:
Visualize e ajuste as permissões que cada membro pode ter
Salve as alterações.