Como criar um documento

Para criar um documento na Autentique, siga os passos deste tutorial, que guiará você pelo processo de criação e envio para assinatura.

1. Primeiros Passos

Acesse a página de documentos no painel e clique em Novo documento no canto superior esquerdo.
Selecione o arquivo para assinatura: faça o upload do seu computador clicando em Selecionar arquivo ou utilize um modelo criado no editor de texto da plataforma.
Para se adicionar como signatário, clique em + Me adicionar à lista; sua assinatura será realizada diretamente na plataforma.
No card do signatário, defina o método de envio (WhatsApp, email, SMS ou link de assinatura) conforme a conveniência do destinatário.
Insira os dados de contato dos destinatários, como email ou número de telefone, conforme o método de envio escolhido. Ao inserir as informações de cada um, novos campos serão disponibilizados automaticamente, sem limite para o número de signatários.
Após configurar o documento e adicionar os signatários, clique em Avançar para prosseguir.

Nessa etapa você ainda pode:

Atribuir papéis aos signatários

Na plataforma Autentique, cada signatário pode desempenhar um papel específico no processo de assinatura digital, conforme a necessidade do documento. As funções disponíveis incluem:

Assinar: papel padrão em que o signatário declara aceitar os termos do documento e o assina.
Aprovar: permite que o signatário aprove o conteúdo do documento sem ser parte integrante, como no caso de um gerente que precisa aprovar contratos.
Reconhecer: utilizado para atestar ciência sobre o conteúdo ou situação descrita no documento.
Assinar como testemunha: destinado a quem atuará como testemunha civil no documento.
Acusar recebimento: funciona como um aviso de recebimento digital, confirmando que o destinatário recebeu o documento, sem integrá-lo como parte.
Endossar em preto: aplicável a duplicatas mercantis, transferindo a titularidade para uma pessoa nomeada.
Endossar em branco: similar ao endosso em preto, porém sem nomeação específica do novo titular.

Para escolher o papel de cada signatário basta clicar no ícone indicado:

Determinar a ordem de assinatura do documento

O envio sem ordem de assinatura permite que todos os signatários recebam o documento simultaneamente, agilizando o processo, já que não há necessidade de sequência nas assinaturas.

Por outro lado, o envio com ordem de assinatura organiza as assinaturas de forma sequencial, enviando o documento para o próximo signatário apenas após a conclusão do anterior, ideal para situações que exigem hierarquia ou maior controle.

A escolha dessa opção se dá na criação do documento:

Escolher o método de assinatura

A assinatura eletrônica avançada assegura a autenticidade e integridade do documento sem exigir um certificado digital da ICP-Brasil, sendo amplamente aplicada em contratos e acordos entre particulares.

Já a assinatura eletrônica qualificada requer um certificado digital emitido por uma AC credenciada na ICP-Brasil, sendo indispensável em situações como transferências de bens imóveis e atos normativos.

Por padrão, o Autentique utiliza-se a assinatura avançada, mas é possível selecionar a qualificada ativando o toggle correspondente:

Para mais informações sobre as modalidades de assinatura consulte o artigo: Assinatura eletrônica avançada ou qualificada: entenda as diferenças

Validações adicionais de segurança

Ao criar um documento na plataforma Autentique, você pode acessar opções avançadas para incluir validações adicionais às assinaturas. Clique em “Exibir mais opções” no card do signatário para configurar as seguintes funcionalidades:

Exigir validação por SMS: Solicite que o signatário valide sua identidade por meio de um código enviado via SMS. Você pode pré-preencher o número de telefone ou permitir que o signatário o informe durante a assinatura.
Exigir documento de identificação: Reforce a verificação solicitando que o signatário anexe um documento de identificação com foto e realize uma prova de vida. As modalidades disponíveis são:
1. Aprovação manual: O signatário envia um documento com foto e uma selfie; você ou um membro da sua organização aprovará ou rejeitará manualmente os materiais enviados.
2. Documento com foto: O signatário anexa imagens da frente e do verso de um documento de identificação, capturadas via smartphone ou computador.
3. Documento, selfie e prova de vida: O signatário fornece um documento com foto, tira uma selfie e realiza uma prova de vida. O sistema compara automaticamente a foto do documento com a selfie para verificar a correspondência.
4. Biometria SERPRO: O signatário tira uma selfie, que é validada pelo SERPRO para verificar a correspondência com registros oficiais do governo brasileiro.
Definir CPF do signatário: Estabeleça um nível adicional de segurança exigindo que o signatário informe um CPF específico durante a assinatura. Ao preencher o CPF nesta opção, você garante que o documento só poderá ser assinado se o signatário fornecer o mesmo número de CPF cadastrado na criação do documento.

Escolher a jurisdição e o idioma

Na criação do documento na Autentique, é possível selecionar a jurisdição aplicável, determinando o ordenamento jurídico que regerá os direitos e obrigações estabelecidos no documento. Essa escolha é especialmente útil para contratos que envolvem partes de diferentes localidades.

Além disso, você pode definir o idioma da assinatura, permitindo que ela seja adaptado ao idioma das partes envolvidas.

Trocar ou mesclar arquivo

Após incluir um documento, você pode mesclá-lo com outro arquivo ou substituí-lo:

Criar documento para ser assinado direto do WhatsApp

Acompanhe o passo a passo a seguir e veja como criar documentos de forma rápida e prática para assinatura diretamente pelo WhatsApp, utilizando a nossa nova funcionalidade:

Clique em Novo documento no canto superior esquerdo da tela;
Selecione a opção Documentos para WhatsApp
Escreva o texto diretamente no Autentique — você pode inserir tabelas, criar listas e fazer upload de imagens (limite de até 10 MB)
Informe os números de WhatsApp dos signatários e clique em Avançar
Defina o nome do documento e ajuste as opções adicionais conforme suas preferências e necessidades;
Clique em Enviar para assinatura para concluir o envio.

Importante: Não recomendamos o upload de imagens do documento, pois a qualidade da imagem pode comprometer a legibilidade e gerar insegurança para o signatário no momento da assinatura.

2. Posicionamento de assinaturas

Posicione as assinaturas e outros campos desejados dos signatários no local de sua escolha dentro do documento:
Após posicionado, clique em avançar.

Como repetir campos em várias páginas

Se precisar posicionar a assinatura em várias páginas no mesmo documento, clique no ícone de cópia em azul:

Ao clicar, aparecerá uma nova janela com as opções disponíveis. Escolha a desejada:

3. Etapas finais

Na etapa final, é possível:

Editar o nome do documento
Personalizar a mensagem que será enviada aos signatários e;
Definir a pasta onde o documento será arquivado.

Para concluir, clique em Enviar para assinatura no canto inferior esquerdo da tela.

Para mais detalhes sobre as opções disponíveis nesta tela, consulte nosso tópico de configurações adicionais para compreender o funcionamento de cada recurso.